Vous avez la double compétence commerciale et administrative. Notre objectif est de garantir la satisfaction de nos clients (élèves, entreprises, OPCO, partenaires institutionnels…).
Nous mettons un point d’honneur à accompagner nos élèves dans la réussite de leur projet.

A ce titre, votre poste se composera de 2 axes :

=> Vous assurez l’assistanat commercial de l’équipe.

Accueil téléphonique et physique de nos clients : vous serez le relais entre les clients et l’équipe de la formation professionnelle ;
En lien avec l’équipe commerciale, vous traitez les demandes clients, l’établissement des devis et des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, les suivis et les relances liés à la gestion commerciale des formations, le suivi des inscriptions jusqu’à la facturation.

=> Assistanat administratif et pédagogique
Vous avez en charge la préparation des sessions de formation : gestion administrative des dossiers d’inscription, de rémunération, suivi des conventions avec des intervenants externes, préparation des rentrées, suivi de l’assiduité, traitement des feuilles d’émargement, des justificatifs d’absences, des relevés de présence/ absences, des envois mensuels aux entreprises, saisie des emplois du temps, suivi des demandes de modification, interface logistique avec les enseignants.

Vous participez à l’organisation des jurys d'examens et vous en assurez le suivi logistique lié aux épreuves écrites et orales : convocations des apprenants, préparation des sujets d’examens, des salles d’examens, traitement des copies…

Vous assurez le reporting des résultats : enregistrer les notes de stages, de soutenances, d’examens. Vous réalisez l’archivage des dossiers apprenants

Vous êtes en charge du suivi des diplômés: administration de l’enquête d’insertion annuelle, tenir à jour le fichier de ces diplômés.

Profil recherché :

De formation BAC+2 de type BTS/DUT secrétariat/commercial, vous avez une première expérience réussie dans un poste d'assistante commerciale.

La connaissance de la formation professionnelle serait un plus.

Vous êtes performant(e), réactif(ve) et positif(ve). Vous aimez le travail en équipe et savez collaborer efficacement avec tous les services.

La maîtrise de l’outil informatique est indispensable : outils bureautiques (pack office à minima). Outils de travail collaboratifs.

Être autonome et polyvalent et être capable de s’adapter rapidement aux nouvelles procédures et directives.

Bonne communication orale et écrite : capacité à transmettre clairement des informations, à échanger, à écouter activement, à réceptionner des informations et messages et à faire preuve d'ouverture d'esprit.

CDD de 6 mois puis CDI à pourvoir le plus tôt possible
Basé à Colomiers
Rémunération selon profil

Contact : caroline.coppi@ort.asso.fr